Kurumsal kaynak planlama (ERP) çözümünü uygulama kararı, herhangi bir kuruluşun alacağı önemli kararlardan biridir. İşletmeniz hizmet sağlayarak ve/veya müşteriye yönelik projeleri yöneterek gelir elde ediyorsa, hem bir ERP çözümüne hem de proje tabanlı bir işin önemli yönlerini destekleyen bir sisteme ihtiyacınız ortaya çıkar.
Hizmet odaklı bir araştırma firması olan Services Performance Insights, LLC’nin (SPI) anketine göre; hizmet sektöründe, profesyonel hizmetler otomasyonu (PSA) çözümüyle entegre kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemlerine sahip kuruluşlar, PSA çözümü olmayan kuruluşlardan daha fazla kar marjına sahipler:
-
PSA çözümü olmayan kuruluşlar %30,6’lık proje kar marjı,
-
Entegre PSA ve ERP sistemlerini kullanan kuruluşlar ise %35,7 proje kar marjına sahip.
Proje Bazlı ERP Nedir?
Hizmet kuruluşlarındaki finansal yönetim, ürün temelli işletmelerden çeşitli şekillerde farklılık gösterir. Ancak temelde hizmet temelli işletmeler insan odaklıdır ve birincil gelirleri için kaynaklarının becerilerine ve entellektüel sermayesine güvenirler. Kârlılıkları, hizmetleri mümkün olduğunca verimli bir şekilde sunmaya bağlıdır.
Proje tabanlı işletmeler, insanları ve personel projelerini yönetmek için finansal ve operasyonel işlevselliğe ihtiyaç duyar. Bunu etkili bir şekilde yapmak, en etkili becerilerin doğru projelere doğru zamanda nasıl ve ne zaman tahsis edileceğini anlamayı, proje kilometre taşlarına ilişkin gerçek zamanlı görünürlüğe sahip olmayı ve proje teslimi aksamaya başladığında harekete geçme becerisini gerektirir.
SPI, proje tabanlı ERP’yi “bir şirketin finans, tedarik zinciri, operasyonlar ve insan kaynakları faaliyetlerini yönetmek ve entegre etmek için departmanlar ve işlevler arasında bilgi akışını yöneten bir bilgi yönetim sistemi” olarak tanımlar.
Bütünleşik ERP ve PSA çözümleri, kuruluşunuzu daha verimli hale getirebilir. Onay iş akışlarını tetikleyebilir veya proje kilometre taşları karşılandığında faturalandırmayı otomatikleştirebilir. Hem proje yöneticileri hem de muhasebe için zamandan tasarruf sağlayabilir. Finansal ve proje tabanlı süreçleri standartlaştırmaya yardımcı olabilir. Birleşik bu çözüm, raporlamayı iyileştirir. Kurumsal KPI’larda ilerleme hakkında daha anlamlı bilgiler sağlayabilir.
Hizmet Organizasyonum İçin ERP ve PSA’yı Ne Zaman Birlikte Kullanmaya Başlamalı mıyım?
Ankete katılan SPI Research kuruluşlarının %20’si on-premise iş uygulamaları ve elektronik tabloların bir kombinasyonunu çalıştırıyor. Bu kuruluşların karşılaştığı sorunlar aşağıdaki gibi:
-
Büyümeyi destekleyememe. Bir ERP+PSA stratejisini uygulama zamanının büyük bir göstergesi, büyümeyi desteklemek için yeni iş kolları, personel veya değişim süreçleri eklemenin zorlaştığı zamandır. Örneğin, personel alımını veya proje faturalandırmasını manuel olarak yönetmek zorunda kalmak, verimsiz idari iş yükleri oluşturarak yeni iş kollarına harcanabilecek zamanı ortadan kaldırır.
-
Görünürlük eksikliği. Hem proje hem de iş performansını tek bir merkezi konumda görme yeteneği, büyüme için hayati önem taşır. Bir işletme ayrı elektronik tablolarda veya eski sistemlerde çalışırken, manuel çalışma gerektiren proje raporlaması ve KPI’larla ilgili zorluklarla karşı karşıya kalır. Hizmet kuruluşları, proje durumu veya kaynak kullanımı gibi bilgilere kolay erişime sahip değilse, bu içgörü eksikliği, sonucu doğrudan etkileyebilir.
-
Manuel geçici çözümler. İş modelinizi desteklemek için raporlama veya muhasebe standartlarına ayak uyduramıyorsanız ve eski sistemleriniz birden fazla manuel geçici çözüm gerektiriyorsa, kârlılığı korumak zordur. Bir projeyi tamamlamaktan çok idari görevlere zaman ayırdığınızda, gelir kaybı meydana gelir.
-
Güncel olmayan, eski sistemler. On-premise veya güncel olmayan sistemler kullanıyorsanız, bu sistemlerin bakımı maliyetli olabilir ve bu da kârlılığınızı etkileyebilir.
Proje Tabanlı ERP ve PSA’nın Temel Avantajları
Entegre bir bulut tabanlı ERP ve PSA çözümü, birleşik görünürlük ve kontrol sağlar. Aynı zamanda sahip olma maliyetini düşürür. Kuruluşunuz projeleri daha verimli ve daha yüksek kârlarla tamamlayabilir ve projeleri zamanında teslim edebilirsiniz. Mali verilerle proje verilerini birbirine bağlamak, paydaşlara işletmenin mali durumu hakkında eksiksiz bir görünüm sağlar. Ayrıca, kuruluşunuzun faturalandırılabilir kaynakları daha iyi kullanmasına olanak tanır:
SPI’ın araştırmasına göre, entegre ERP ve PSA çözümlerine sahip şirketler, ERP’lerinde PSA içermeyen bir çözüme kıyasla çalışanların faturalandırılabilir kaynak kullanımında %72.7’lik bir iyileşme görüyor.
Proje tabanlı ERP’nin diğer avantajları şunlardır:
-
İşçilik, kaynaklar, fatura oranları, zaman ve gider verileri gibi tüm proje maliyetleri, genel muhasebe hesabına bağlanan merkezi bir veri tabanında tutulur. Böylece proje geliri yalnızca daha doğru bir şekilde rapor edilmez, aynı zamanda işletmenin geliri de doğru bir şekilde tanınır.
-
Bu verilerin değişimini otomatikleştirmek, ekiplerin kârlılığı etkin bir şekilde izlemesine olanak tanır. Böylece organizasyonlar stratejiler değiştikçe uyum sağlayabilir, sonuçta daha verimli çalışabilir ve rekabette önde kalabilir.
-
Başarı ve başarısızlık noktalarını daha iyi belirlemek ve yönetmeliklere uymak için daha güçlü bir denetim izi oluşturur.
-
Raporlama ve analitik, uygulamanın içine yerleştirilmiştir ve personelin sorunlar ortaya çıkmadan önce, veriye dayalı kararlar almasına olanak tanır.
-
Otomatik faturalandırma ile nakit yönetimini iyileştirerek daha hızlı bir kapanış ve düzgün bir şekilde gelir tanıma sağlanmış olur.
-
Çok öğeli sözleşmeler ve faturalandırma için geliştirilmiş destek ile, sabit ücret ve aboneliğe dayalı faturalandırma gibi farklı iş modellerinin uygulanması daha kolay olur.
Kaynak: https://erphaber.com.tr/hizmet-isletmeleri-icin-proje-tabanli-erp-satinalma-rehberi/
